Algemene voorwaarden

1. Aanbod en aanvaarding

We brengen onze aanbiedingen schriftelijk uit. In de offerte staat welke diensten we leveren, wat daarbij hoort en wat het kost. Alleen wat daar beschreven staat is bindend: werkzaamheden die er niet in staan, vallen er ook niet onder.

Onze diensten bestaan uit vier dingen: het bouwen van websites, marketing en SEO, onderhoud en beheer, en automatisering. Daarnaast kunnen we onze eigen software SyntraDesk beschikbaar stellen, en kunnen we je in contact brengen met een gespecialiseerde partner voor IT-hardware. Ander werk voeren we alleen uit als het uitdrukkelijk in de offerte is opgenomen.

Een offerte is 30 dagen geldig, tenzij er iets anders in staat. De opdracht komt tot stand op het moment dat wij je schriftelijke bevestiging ontvangen: per e-mail of op een gelijkwaardige manier.

2. Oplevering en aanvaarding

Na oplevering heb je 14 dagen om te beoordelen wat je hebt gekregen. Hoor je in die periode niets van je, dan geldt het werk als aanvaard. Bij een project in fasen geldt die termijn per fase.

Keur je het werk af, dan verbeteren we het. Hoe vaak dat gebeurt bepalen wij, binnen redelijke grenzen. Vinden beide partijen verdere aanpassing zinloos, dan kan ieder van ons dat onderdeel van de opdracht beëindigen. Je betaalt dan de daadwerkelijk gewerkte uren, nooit meer dan het bedrag uit de offerte, en je krijgt geen gebruiksrecht op het afgekeurde werk.

Onze aansprakelijkheid voor gebreken vervalt één jaar na oplevering. Dat geldt niet voor gebreken die je bij aanvaarding kende of had kunnen kennen: die blijven voor jouw rekening.

3. Uitvoering van de dienst

We voeren de opdracht zorgvuldig en vakkundig uit, volgens wat er in de offerte staat. Daar hebben we jou bij nodig: je levert op tijd de gegevens, de toegang tot systemen en de accountgegevens die we nodig hebben.

We mogen onderdelen laten uitvoeren door derden. Naar jou blijven wij daarvoor verantwoordelijk. Je hebt één aanspreekpunt, ook als er iemand anders aan het werk is.

Zijn de aangeleverde materialen onvolledig of onjuist, dan mogen we het werk opschorten tot dat is opgelost. Diensten van derden, zoals hosting en softwarelicenties, staan los van onze eigen verplichtingen, tenzij in de offerte uitdrukkelijk anders staat.

4. Ondersteuning op afstand

Ondersteuning loopt via telefoon, e-mail en de kanalen die we met je afspreken. We kunnen voorstellen om software voor toegang op afstand te gebruiken; je zorgt er dan zelf voor dat je netwerk dat toestaat.

Blijkt ondersteuning op afstand niet genoeg, dan zoeken we samen naar een oplossing op locatie.

5. Hardware via onze partner

Cosymize levert zelf geen IT-hardware. Wil je apparatuur kopen, huren of als dienst afnemen, dan brengen we je in contact met Circular IT Group, onze gespecialiseerde partner. Die overeenkomst sluit je rechtstreeks met hen.

Levering, garantie, reparatie, vervanging, inname en gecertificeerde dataverwijdering vallen daarmee onder de voorwaarden van die partner, niet onder deze voorwaarden. Wij zijn geen partij bij die overeenkomst en niet aansprakelijk voor de uitvoering ervan.

Wat wij wél doen: de introductie regelen, bij het eerste gesprek zitten en aanspreekpunt blijven voor het digitale deel van je traject.

6. Ontwikkeling van werken

Tijdens de ontwikkeling kunnen we beeldmateriaal, software en componenten van derden gebruiken. De licentievoorwaarden die daarbij horen laten we je weten.

Na oplevering ben je zelf verantwoordelijk voor het naleven van die licenties. Wil je iets doen wat de licentie niet toestaat, stem het dan eerst met ons af.

7. Intellectuele eigendom

De website is van jou. Zodra de factuur voor een opdracht betaald is, gaan de rechten op het voor jou gemaakte werk over: het ontwerp, de teksten die wij schreven, de broncode van je site en de configuratie ervan. Daar is geen aparte akte voor nodig; deze bepaling is de overdracht.

Domein, hosting en accounts staan op jouw naam of gaan bij vertrek naar je mee. Wij houden ze niet als drukmiddel: opzeggen betekent overdragen, niet inleveren.

Twee dingen blijven van ons, en die heb je niet nodig om je site te gebruiken of te laten verbouwen door iemand anders. Ten eerste onze eigen herbruikbare bouwstenen, gereedschappen en werkwijzen, waarvoor je een eeuwigdurend en overdraagbaar gebruiksrecht krijgt binnen jouw project. Ten tweede SyntraDesk zelf: dat is onze software en die neem je af als dienst, niet als eigendom.

Voor beeldmateriaal, lettertypen en software van derden gelden de licenties van die derden; welke dat zijn, laten we je weten. Aanduidingen van auteursrecht of merkrecht mag je niet verwijderen.

8. Prijzen en betaling

Er is niet één contractvorm, want er is niet één dienst. Een website is een eenmalige opdracht: standaard 50% bij start en 50% bij oplevering, bij grotere trajecten in drie of vier termijnen. Automatisering neem je per traject af; wat dat traject omvat en hoe je ervoor betaalt, staat in de offerte. Onderhoud en hosting hebben een looptijd van twaalf maanden, per maand gefactureerd. Marketing loopt per maand, maandelijks opzegbaar, vooraf gefactureerd. SyntraDesk heeft een looptijd van twaalf maanden, per maand gefactureerd. Wat voor jou geldt, staat in je offerte.

Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw. Advertentiebudget, licenties van derden en domeinregistratie lopen rechtstreeks bij de leverancier; daar zetten we geen opslag op.

Facturen betaal je binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij op de factuur zelf een langere termijn staat. Betaal je niet op tijd, dan ben je zonder aanmaning in verzuim en is over het openstaande bedrag de wettelijke rente verschuldigd.

Betwist je een deel van een factuur, dan schort dat alleen de betaling van dát deel op; de rest blijft gewoon verschuldigd. Blijkt de betwisting onterecht, dan betaal je het openstaande bedrag binnen zeven dagen.

Bij niet-betaling komen de invorderingskosten voor jouw rekening: advocaat-, deurwaarders- en incassokosten, plus € 50 administratiekosten.

Bij faillissement, een verzoek tot uitstel van betaling, beslag op zaken, overlijden, liquidatie of ontbinding is alles wat openstaat onmiddellijk opeisbaar.

9. Geheimhouding

Informatie die als vertrouwelijk is aangemerkt behandelen we als vertrouwelijk, en jij doet hetzelfde met de onze. Die plicht geldt ook voor onze medewerkers en de derden die we inschakelen.

We doen ons best om niet bij jouw gegevens te komen, behalve waar dat nodig is om de dienst te leveren of waar de wet ons daartoe verplicht. Kennis die we tijdens het werk opdoen mogen we bij andere opdrachten gebruiken; dat is geen schending van de geheimhouding.

De geheimhouding blijft gelden na het einde van de overeenkomst, zolang van vertrouwelijkheid redelijkerwijs sprake is.

10. Aansprakelijkheid

We zijn alleen aansprakelijk voor tekortkomingen die aan ons zijn toe te rekenen, en die aansprakelijkheid is beperkt tot een vergoeding ter hoogte van de waarde van de dienst die is uitgebleven.

Uitgesloten is indirecte schade: gederfde winst, verlies van gegevens en het uitlopen van planningen door omstandigheden die veranderd zijn. De totale aansprakelijkheid is in alle gevallen beperkt tot € 7.500, behalve bij grove schuld of opzet.

Overmacht. Onvoorziene omstandigheden die nakoming verhinderen, zoals maatschappelijke onrust, het uitvallen van leveranciers, storingen in internet of stroomvoorziening en werkstakingen, schorten onze verplichtingen tijdelijk op. Duurt de overmacht langer dan 30 kalenderdagen, dan mag ieder van ons de overeenkomst beëindigen zonder dat er een vergoeding verschuldigd is. Tijdens overmacht is geen vergoeding verschuldigd, ook niet als wij er voordeel bij zouden hebben.

Offertes, schetsen en voorstellen die we maken vóórdat er een opdracht is, blijven van Cosymize. Die mag je gebruiken om een keuze te maken, niet om ze door een ander te laten uitvoeren. Zodra de opdracht is betaald, geldt artikel 7 en is het werk van jou.

11. Duur en beëindiging

Marketing is maandelijks opzegbaar, tegen het einde van de lopende maand. Onderhoud en hosting lopen per twaalf maanden en zeg je op tegen het einde van die looptijd. Daar zit geen afkoopsom op: een afspraak die niet meer past hoort te veranderen, niet uitgezeten te worden.

Een opdracht die per traject loopt (een website of een automatiseringstraject) kun je tussentijds stoppen. Je betaalt dan het werk dat op dat moment is gedaan en de kosten die wij al hebben gemaakt voor derden, nooit meer dan het bedrag uit de offerte.

SyntraDesk heeft een looptijd van twaalf maanden en loopt daarna per maand door, maandelijks opzegbaar.

Je data blijft van jou en is op elk moment te exporteren in open formaten, ook tijdens een opzegging. Na het einde van de overeenkomst bewaren we je gegevens nog 30 dagen, zodat je alsnog een export kunt opvragen; daarna verwijderen we ze. Wettelijke bewaartermijnen, zoals die voor facturen, gaan daarvoor.

De overeenkomst eindigt automatisch bij faillissement, uitstel van betaling, beslag, overlijden, liquidatie of ontbinding van een van beide partijen.

12. Wijziging van de voorwaarden

Wijzigingen in een lopende opdracht spreken we samen af.

Bij doorlopende overeenkomsten mogen we deze voorwaarden eenzijdig aanpassen, maximaal één keer per jaar en met 60 dagen aankondiging. Je mag bezwaar maken; we wegen dat bezwaar en besluiten dan of we de wijziging intrekken.

Houden we de wijziging staande, dan mag je de overeenkomst beëindigen per de datum waarop die ingaat. Wijzigingen die uit de wet volgen kunnen we direct doorvoeren; daar geldt geen bezwaarrecht voor.

Voor prijswijzigingen gelden dezelfde regels. Kostenstijgingen van onze leveranciers berekenen we door, en op verzoek onderbouwen we die met stukken.

13. Slotbepalingen

Op onze overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen we voor aan de bevoegde Nederlandse rechter in het arrondissement waar Cosymize is gevestigd.

Is een bepaling ongeldig, dan blijft de rest van de overeenkomst gelden. We vervangen die bepaling dan door een geldige die de oorspronkelijke bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

Met 'schriftelijk' bedoelen we ook e-mail en fax, mits afzender en inhoud vaststaan. We bevestigen de ontvangst van elkaars berichten.

Bij twijfel over de inhoud van communicatie gelden onze eigen versies als de juiste, tenzij je aantoont dat het anders is.

Rechten en verplichtingen uit de overeenkomst mag geen van beide partijen overdragen zonder schriftelijke toestemming van de ander. Cosymize mag ze wel overdragen aan een moeder-, dochter- of zustermaatschappij.